Caso de estudio · Construcción
Más de 40% más cumplimiento documental entre proveedores automatizados
En una constructora líder en su segmento en México, los proveedores con automatización registraron un cumplimiento documental promedio más de 40% mayor que quienes no compartieron credenciales.
En una obra, recibir un archivo es apenas el primer paso. Después hay que encontrar el documento correcto, relacionarlo con un proveedor y un contrato, revisar su contenido y dar seguimiento a lo que falta. Cuando la información llega en archivos comprimidos y carpetas anidadas, parte del trabajo ocurre antes de poder empezar la revisión.
Con Datalia, el equipo organiza la documentación por proveedor, obra y contrato. La automatización se integra con un portal centralizado para acceder a la evidencia y dar seguimiento a cada expediente.
Automatización que facilita la continuidad del seguimiento
Con los accesos autorizados, Datalia obtiene de forma recurrente los documentos de fuentes compatibles. Así, la recopilación depende menos de que cada proveedor entre al portal para descargar y volver a cargar archivos.
En este caso, los proveedores automatizados registraron un mayor cumplimiento documental promedio. La automatización y la documentación de carga manual conviven en el mismo expediente para facilitar el seguimiento.
La documentación, directamente donde la necesitas
Una de las primeras mejoras reportadas fue poder acceder a la documentación directamente. El equipo podía abrir la evidencia sin recorrer archivos comprimidos y carpetas anidadas.
“sí ha sido más rápido el hecho de no estar descargando la carpeta, el zip y que si no es zip, que si es punto rar y que si está adentro de mil y un carpetas, es más rápido, lo abro y ya”
Un portal para organizar proveedores y expedientes
La incorporación de proveedores y la organización por obra y contrato permiten mantener el contexto de cada documento. El equipo destacó la rapidez de la carga de proveedores como uno de los primeros beneficios de trabajar en Datalia.
“La carga de proveedores ha sido muy rápida”
- Acceso a la documentación desde un mismo portal.
- Evidencia organizada por proveedor, obra y contrato.
- Seguimiento de requisitos y pendientes por expediente.
Plantillas que agilizan el trabajo recurrente
El equipo configuró las plantillas documentales para reflejar los requisitos de su operación. Con esa estructura preparada, asignarlas a nuevos expedientes se volvió más ágil.
“Creo que lo más pesado fue armar las plantillas, pero pues como ya las tenemos pues ya es más rápido asignar.”
La diferencia Datalia: automatización dentro de la operación
Con los accesos autorizados, Datalia obtiene de forma recurrente los documentos de fuentes compatibles. Esto reduce la dependencia de que cada proveedor entre al portal para realizar cada descarga y carga. La documentación que requiere intervención manual se integra en el mismo expediente.
Para el equipo de la constructora, la propuesta combina esa automatización con acceso directo a la evidencia y una estructura por obra, proveedor y contrato. El resultado es un seguimiento documental conectado con la operación de cada proyecto.
Activa la automatización en los expedientes de tu próxima obra
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